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Una orden de compra es parte de un contrato entre un proveedor y un comprador basado en los términos, condiciones y acuerdos ejecutados que las dos partes han acordado. Pero hay mucho más en esta discusión que solo una definición en blanco y negro. La orden de compra representa mucho más que un contrato vinculante. Es un documento que puede indicar la solidez de una relación comercial y también es una forma para que una empresa controle sus gastos.
El error más común sobre las órdenes de compra es que solo se emiten cuando un cliente utiliza una cuenta de crédito con un proveedor. Las órdenes de compra son tan frecuentes en el mundo de las ventas de empresa a empresa como una factura. La mayoría de las empresas no pagarán una factura a menos que se adjunte un número de orden de compra. Las órdenes de compra se utilizan en órdenes pagadas en efectivo o con tarjeta de crédito de la empresa junto con compras realizadas en cuentas corporativas NETAS en 15, 30, 60 o hasta 120 días.
Cuando una empresa emite una orden de compra a un proveedor basada en la cuenta de crédito NETA de ese cliente, el cliente actúa de buena fe en que el proveedor enviará el producto o suministrará el servicio. El cliente ya ha hecho los arreglos necesarios para aceptar el producto o servicio, y la compra puede ayudar a alterar el futuro de toda la organización.
El proveedor también se está preparando para enviar un producto o realizar un servicio basado en una orden de compra NETA y de buena fe. Según el historial de pagos de ese cliente, el proveedor espera recibir el pago dentro de los términos acordados para el producto o servicio. El proveedor, en esencia, acuerda financiar la compra para el cliente según los términos acordados.
Si bien una orden de compra es un acuerdo legalmente vinculante, también es parte de un ciclo comercial delicado que ninguna de las partes quiere alterar. La razón por la cual las órdenes de compra tienen los términos de la compra explicados con gran detalle es en caso de que alguna de las partes decida iniciar una acción legal debido a un incumplimiento. Lo último que quiere hacer un proveedor es iniciar acciones legales contra un cliente.
En resumen, una orden de compra emitida por un cliente es solo un componente de la transacción de venta. Muchas empresas tienen un acuerdo de servicio maestro estándar entre el cliente y sus proveedores. Cuando se analiza como un componente combinado, hace que la transacción sea más detallada y detalla las expectativas de cada parte. Los proveedores siempre deben consultar el acuerdo de servicio principal para obtener más detalles sobre sus obligaciones al tratar con el cliente.
Si cualquiera de las partes toma alguna acción legal, lo más probable es que el acuerdo de servicio maestro junto con la orden de compra sean las pautas utilizadas para resolver la disputa.
En el caso de que la transacción de la orden de compra o la cuenta por cobrar generada por los bienes entregados que hacen referencia a la orden de compra sea financiada, entonces es muy importante asegurarse de que la compañía financiera de la orden de compra conozca todos los detalles tanto en la orden de compra como en el contrato de servicio maestro ejecutado.
¿Por qué las empresas de factoraje quieren inspeccionar los detalles de los contratos? Los términos de venta son los atributos más importantes a revisar cuando se va a realizar el financiamiento en la transacción. El financiador determinará el riesgo, la estrategia de salida y el avance que debe permitir para sentirse cómodo con el financiamiento de la transacción. Algunas compañías financieras de órdenes de compra no financiarán la transacción sin comprender lo que el comprador y el proveedor han acordado por escrito. Por ejemplo, ¿existe alguna cláusula de venta garantizada que pueda pagar en corto la cuenta por cobrar, fechas de vencimiento que puedan cancelarse sin recurso u otras condiciones que puedan poner a la compañía financiera en una posición al revés si la transacción no sale según lo planeado?
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