La redacción de una orden de compra es fundamental para su éxito. La mayoría de las empresas obtienen formularios de órdenes de compra que describen todas las condiciones generales de la transacción. Una condición general es algo que se aplica a todos los pedidos. Los ejemplos de condiciones generales incluyen las opciones de pago, las condiciones de devolución y las condiciones de envío. La información que es específica de ese pedido también es importante cuando se imprime en una orden de compra.

Términos de Pago

Esta sección describirá las condiciones de pago de la transacción tal como las entiende el comprador. Si el vendedor tiene una visión diferente de las condiciones de pago, entonces eso debe discutirse antes de que la orden de compra sea definitiva.

Fecha de Entrega

Hay dos elementos específicos de la fecha de entrega que deben incluirse en cada orden de compra. El primer elemento es la propia fecha. En la mayoría de los casos, la fecha de entrega se negocia entre el vendedor y el comprador antes de crear la orden de compra. El otro elemento que debe incluirse es una indicación de si esa fecha de entrega es firme o no. Si un producto es fundamental para el éxito de un proyecto, es posible que el cliente necesite que la fecha de entrega sea firme. Si el producto no es fundamental, una fecha de entrega flexible puede hacer que la relación entre el comprador y el vendedor sea mucho más fluida.

Detalles del Producto o Servicio

Los detalles del producto o servicio deben ser extremadamente detallados. Estas son algunas de las condiciones más importantes a las que se someterá el proveedor cuando llegue el momento de pagar la orden de compra. El comprador debe describir los términos exactos del servicio o las especificaciones del producto en la orden de compra para que sea efectivo. Una descripción general o ambigua del producto o servicio podría terminar causando confusión y retrasar el pago.

Todos los Precios

Un pedido de compra debe incluir el precio por unidad, la cantidad de unidades, el precio total, un subtotal, los gastos de envío, los impuestos u otras tarifas y luego el precio final de la orden de compra. El precio completo de la orden de compra va junto con los detalles del producto o servicio como una de las partes más importantes de la orden de compra. Asegúrese de incluir todos los elementos del precio en la orden de compra para que no haya confusión entre el comprador y el vendedor.

Información del Contacto

Siempre es interesante ver cuántas empresas se olvidan de poner la información de contacto completa en una orden de compra. Si esta información no está completa, es posible que el proveedor no sepa a quién contactar si hay un problema.

Información Completa de Envío

Si un comprador no desea que su producto sea enviado a la ubicación incorrecta, entonces es mejor que verifique sus detalles de envío en la orden de compra antes de emitir la orden. Un proveedor enviará a cualquier ubicación que se encuentre en la orden de compra. Si el cliente tiene instrucciones de envío especiales y no las incluye en la orden de compra, entonces el comprador habrá creado un problema del cual el proveedor no será responsable.