Si usted es una empresa que ofrece productos o servicios a sus clientes, probablemente se haya encontrado con el término "proveedor registrado" más de una vez. Por lo general, se utiliza en el contexto de estar autorizado para ofrecer productos o servicios a un cliente determinado. Existe una gran cantidad de clientes en el mundo empresarial que solo operan con proveedores registrados. La clave para hacer crecer su negocio podría ser ingresar en tantas listas como pueda y convertirse en el proveedor oficial.

Un proveedor registrado es un proveedor que está autorizado para ofrecer productos o servicios a un cliente en particular. Es un concepto comúnmente utilizado por agencias gubernamentales y corporaciones más grandes. Por ejemplo, el Ministerio de Servicios Gubernamentales de Ontario en Canadá tiene un programa integral de proveedores registrados que exige a todos sus proveedores. Para poder hacer negocios con la provincia de Ontario, debe estar en su lista de proveedores preferidos.

A menudo existe confusión entre ser un proveedor oficial y ganar una oferta competitiva. Una situación de licitación competitiva generalmente surge cuando una empresa o municipio necesita gastar una cantidad significativa de dinero en un proyecto. Algunos municipios tienen pautas financieras específicas sobre cuándo se puede utilizar un proveedor registrado para comprar un producto o servicio, y cuándo la compra debe salir a licitación.

Cuando su empresa es un proveedor registrado para una entidad, entonces esa entidad puede comprarle productos o servicios sin necesidad de pasar por un proceso de licitación. En la mayoría de los casos, el proceso de solicitud para ser un proveedor registrado requiere que el proveedor presente una lista de precios cada año para los productos y servicios que se ofrecerán. Cuando el cliente decide que necesita comprar un producto o servicio, simplemente genera una orden de compra basada en el precio de un proveedor registrado.

Si no es un proveedor registrado, tendrá que ganar licitaciones competitivas para hacer negocios con un cliente corporativo o un municipio. Los municipios tienden a tener reglas mucho más estrictas sobre adquisiciones que se rigen, en gran parte, por leyes locales, estatales o federales. Eso significa que un municipio debe comprarle a un proveedor registrado o la oferta ganadora en una situación de oferta competitiva.

Las corporaciones tienen pautas que utilizan que involucran a un proveedor de sistema de registro, pero puede ser mucho más fácil para los departamentos individuales pasar por alto el sistema y usar el proveedor que desean. Incluso cuando una empresa presenta una oferta competitiva, tiene la capacidad de descartar todas las ofertas y utilizar el proveedor que desee.

Si desea hacer negocios con un municipio, deberá convertirse en un proveedor registrado. El proceso suele ser muy largo y pueden pasar meses antes de que lo aprueben o rechacen. El esfuerzo por convertirse en un proveedor registrado vale la pena porque eso lo acerca un paso más a poder vender productos y servicios a una gran municipalidad o corporación, lo que puede generar lucrativos resultados financieros.