A los contables y abogados les encantan las discusiones exhaustivas sobre facturas y órdenes de compra porque ambos documentos incluyen números e implicaciones legales. Pero existen muchos conceptos erróneos sobre las facturas que los propietarios de empresas deben comprender antes de comenzar a señalar sus facturas como documentos legales. La pregunta de si una factura es un documento legal o no es una que siempre tiene personas en varios lados, pero en realidad solo hay una respuesta correcta.

Para comenzar esta discusión, establezcamos exactamente qué es realmente una factura. Una factura es una lista de productos o servicios proporcionados por un proveedor a un cliente. La factura también mostrará otros elementos de la transacción, como impuestos sobre las ventas, envío, manipulación y otras tarifas. Al final de la factura habrá un total completo de los costos incurridos por el cliente por los productos o servicios que fueron adquiridos.

La mayoría de las empresas también tienen una gran cantidad de jerga legal en sus facturas que describe las políticas de cobro de la empresa, así como los números de teléfono que un cliente puede usar para comunicarse con la empresa y hacer arreglos de pago. La factura también tendrá todas las opciones de pago aceptables descritas entre las que el cliente tiene que elegir.

Si un cliente ha utilizado una orden de compra para realizar una transacción, la factura también llevará ese número de orden de compra. La mayoría de las facturas vienen con su propio número de identificación individual y todas las facturas están fechadas. La clave para recordar es que la fecha en la factura es la fecha en que se generó la factura. No siempre es la fecha de la transacción. Eso se vuelve importante cuando se trata de determinar cuándo vence realmente la factura para los clientes con condiciones de crédito.

¿Es una factura un documento legal? En sí misma, una factura no es un acuerdo legalmente vinculante. Si una factura por sí sola fuera un documento legalmente vinculante, los proveedores podrían crear facturas falsas y luego obligar a sus clientes a pagarlas. Si ambas partes no están de acuerdo con la factura, entonces no es legalmente vinculante.

La tenue situación legal de una factura es la razón por la que los proveedores requieren la firma del cliente, o alguna otra forma vinculante de aceptación, antes de enviar un producto. La responsabilidad funciona en ambos sentidos para una factura. Los clientes pueden pedir productos y luego negar haber realizado el pedido. Para los proveedores que venden consumibles, esta práctica podría resultar extremadamente costosa.

Si planea pignorar sus facturas como garantía a un prestamista, como una empresa de factoraje de facturas, debe asegurarse de que la factura esté satisfecha para convertirse en un activo de la empresa. Una factura incompleta es solo una hoja de papel que no tiene valor hasta que el cliente haya aceptado la entrega de servicios o productos, e incluso entonces está sujeta a los términos del acuerdo de venta que pueden mencionarse en un acuerdo con el proveedor.

Una vez que ambas partes acuerdan una factura, se convierte en una deuda legal y en un acuerdo. El cliente no está obligado a pagar la factura hasta que el proveedor haya satisfecho todos los elementos de la factura. En la mayoría de los casos, el cliente describirá los términos de la transacción en una orden de compra.

Los clientes residenciales tienden a ser los más afectados por la vaga redacción de las facturas. Antes de aceptar una factura, un cliente residencial debe insistir en que todos los términos de la transacción estén detallados en la factura. Una vez que ambas partes están de acuerdo con la factura, se convierte en un contrato vinculante. Eso significa que el cliente debe pagar la factura, pero solo después de que el proveedor haya cumplido con todos los términos detallados en la factura.

Así es como los clientes residenciales pueden protegerse cuando tratan con contratistas que trabajan en sus hogares. Asegúrese de que todo esté detallado en la factura antes de aceptarla y luego estará protegido.