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Todas las empresas están en el negocio para ganar dinero. No existe ningún negocio que se arruine o fracase. Sin embargo, esto podría ser un resultado inevitable de no recibir el pago con prontitud. Cuando los clientes deben dinero, no debería tener que mover cielo y tierra para cobrar lo adeudado. Algunos clientes simplemente están en el ciclo tardío; sabes que pagarán, pero cuándo siempre es un misterio.
Otros clientes no tienen ninguna intención de pagarle por los productos o servicios prestados. De cualquier manera, debe hacer todo lo necesario para proteger sus cuentas por cobrar. Los siguientes consejos ofrecen una guía para optimizar su sistema de cuentas por cobrar. Con una mejor administración, puede aumentar las posibilidades de que le paguen.
Las cuentas por cobrar pagadas son fundamentales para cualquier negocio y lidiar con cuentas vencidas lentas puede paralizar el flujo de efectivo de su empresa. Ya sea que tenga un sistema de hoja de cálculo antiguo o una aplicación de software, debe recopilar todas las facturas y saldos abiertos al configurar un sistema. Si su empresa genera más de 10 facturas por semana, es posible que desee automatizar todo el sistema de facturación.
Nunca permita que los términos de pago lo tomen por sorpresa: conozca los términos exactos del acuerdo, incluidos los procesos internos especiales que los clientes puedan tener que puedan afectar el pago puntual. Algunos clientes tienen requisitos de contrafirma o aprobación múltiple antes de pagar una factura. Además, averigüe cómo planean pagar los clientes. ¿Enviarán un cheque por correo o tienen un sistema para pagar mediante ACH o transferencia bancaria? Su sistema de administración de cuentas por cobrar debe ser lo suficientemente sofisticado como para aceptar un tipo de formas de pago.
Evite depender del correo electrónico como medio de comunicación principal para las consultas de pago. Tener poco o ningún contacto directo con el representante de cuentas por pagar de sus clientes es una estrategia con pérdidas si desea tener un sistema de gestión de cuentas por cobrar exitoso.
Comience con el fin en mente para proteger sus cuentas por cobrar. Además de examinar a los clientes, debe:
Recopile información del cliente antes de otorgar crédito
Reúna detalles importantes sobre la solvencia crediticia de los clientes potenciales antes de aceptar su negocio. Si lo hace, estará en una posición más sólida para tomar mejores decisiones sobre la concesión de crédito. También protegerá cualquier recurso legal si un cliente no paga.
Desarrolle una solicitud de crédito integral para recopilar elementos estándar de información comercial, personal y bancaria, y referencias. Incluya con la solicitud de crédito una cláusula de competencia que esté cerca de la ubicación de su oficina si es necesario un litigio. Describe tu derecho a que te reembolsen los gastos de cobranza y, si lo prefieres, una garantía personal antes de que se apruebe la solicitud.
Establecer condiciones de pago por adelantado
Establezca condiciones de pago para cada cliente por adelantado. Algunos proyectos pueden requerir una facturación separada, como una tarifa por hora frente a una tarifa de proyecto única. En otras situaciones, sus tarifas pueden variar según el volumen de trabajo / entrega de productos que requiera cada cliente. Además, es posible que deba facturar a algunos clientes de forma regular, mientras que otros cambian de un mes a otro. Independientemente de cómo o cuándo facture a los clientes, asegúrese de que las condiciones de pago estén claramente definidas.
Si tiene un contrato de servicio, ya sea de su cliente o de uno de los suyos, cubra todos los puntos importantes del contrato. Nunca firme el acuerdo si un artículo requiere mayor negociación o aclaración. Aclare las áreas borrosas y consígalo por escrito. Pregunta a los clientes si necesitan necesidades especiales durante el proceso de configuración inicial. Ejemplos de esto pueden incluir números de orden de compra o un W-9 cuando se complete el trabajo.
Estas son variables importantes que pueden afectar la estructura general de su sistema de cuentas por cobrar. Por lo tanto, es importante llegar a un acuerdo con el cliente sobre cómo se facturarán y cuándo espera recibir el pago.
Algunos clientes pueden solicitar 30 días; otros pueden acordar pagar dentro de los 15 días posteriores a la recepción de la factura. Una vez que se establezcan los términos de pago, incluya recordatorios en las facturas y anote en el sistema de cuentas por cobrar.
Además, asegúrese de que los nuevos clientes paguen la primera factura de acuerdo con los términos, ya que esto establecerá el estándar de lo que puede esperar de pagos futuros. Si hay una razón para la demora, averigüe la razón al tener una conversación oportuna con el cliente o el representante de cuentas por pagar.
Utilice las mejores prácticas para facturar a los clientes
El objetivo de una factura es proporcionar suficiente información para que el cliente la apruebe y pague con prontitud. Utilice un formato limpio y profesional que incluya el logotipo de la empresa y la información comercial. Sea claro y específico sobre las condiciones de pago.
Por ejemplo, indique "Vence al recibir" a menos que un acuerdo anterior permita 15 o 30 días porque el cliente tiene un proceso de aprobación de varios pasos. Incluya detalles sobre el producto o servicio que se factura. Si la factura representa un proyecto en curso, desglose la parte que está facturando en la factura.
Si tiene una empresa unipersonal o trabaja como contratista independiente, indique claramente a quién se le debe hacer el pago. Desea asegurarse de que el cheque esté escrito a su nombre si tiene un nombre comercial u opera bajo “Haciendo Negocios Como” y la cuenta bancaria está a su nombre legal.
Asegúrese de mantener actualizada la información de contacto del representante de cuentas por pagar. Sepa de dónde vienen los pagos, p. Ej. de una oficina corporativa fuera del estado o sucursal local. Algunos clientes pueden utilizar un sistema de gestión de proveedores de terceros para realizar los pagos de facturas.
Comunicarse regularmente con los clientes
Antes de que los pagos se retrasen demasiado, mantenga comunicaciones periódicas con todos los clientes. Manténgase al tanto de las transacciones, desde el momento de la entrega hasta la fecha de vencimiento de las condiciones de pago. La mayoría de los impagos ocurren durante los primeros 60 días porque las empresas no se comunican con los clientes de forma regular. Dedique suficientes recursos para establecer procesos internos para asegurarse de que el contacto con el cliente nunca sea insuficiente o incompleto.
Incluya en estos procesos revisiones periódicas del informe de antigüedad al menos una vez por semana. Haga que el personal de cuentas por cobrar realice llamadas de cobranza de cualquier factura vencida. Lo más probable es que los clientes paguen más temprano que tarde cuando sepan que llamará. Ignorar las facturas vencidas es dar permiso a los clientes para que también ignoren lo que deben.
Según una encuesta de 2009 de especialistas en sistemas financieros, al menos $ 5,000 cada mes se retrasan debido a errores de facturación dentro de una cuarta parte de las pequeñas y medianas empresas. Hasta el 17 por ciento de las pymes pierden 50.000 dólares en ciclos de facturación porque las facturas se envían a los clientes con errores.
Aunque cobrar los pagos de los clientes es importante para la supervivencia empresarial, algunas empresas invierten muy poco tiempo en el seguimiento de las cuentas por cobrar. Hay opciones si desea evitar pasar demasiado tiempo facturando a los clientes y evitar errores costosos. Solicite la ayuda de un contable calificado para mantener los registros en orden y asegurarse de que se facture a los clientes correctamente.
El tiempo mata las transacciones y la deuda de las cuentas por cobrar. La menor recuperación estadística sigue a la era de la deuda antigua. Una vez que pasa la marca de un año, la recuperación cae drásticamente. No muchas empresas pueden sobrevivir mucho tiempo si esperan un año para hacer esfuerzos fructíferos para cobrar las facturas vencidas.
Si el pago no se puede resolver internamente dentro del rango de 90 a 180 días, es posible que deba considerar la asistencia externa. Comience con una agencia de cobranza y haga un seguimiento con un abogado si se requiere una acción legal. Algunas agencias de cobranza tienen relaciones con bufetes de abogados y podrían manejar este proceso en un solo paso. Mantenga abiertas las líneas de comunicación con los clientes, pero nunca guarde archivos que sean mejor manejados por una agencia de cobranza. Este es uno de los errores más comunes que cometen las empresas, que en última instancia cuesta más de lo que vale. Un abogado es un buen recurso para obtener asesoramiento legal cuando los clientes no pagan a tiempo. Los saldos no cobrados entran en la categoría de deudas incobrables y afectarán negativamente sus reservas de efectivo y márgenes de ganancias.
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