Como propietario de un negocio, facturar en términos de crédito significa que ahora está financiando a sus clientes como si fuera una compañía de tarjetas de crédito, un proveedor registrado sin garantía. El momento en que decida ofrecer condiciones de crédito a los clientes será el día en que su negocio estará sujeto a un alto riesgo, como participar en una mesa de juego en Las Vegas (excepto con mejores probabilidades). Ha optado por poner el éxito o el fracaso de su negocio como cobertura en una apuesta para que le paguen a tiempo, y cualquier pago atrasado de los clientes puede crear sus cuentas por pagar vencidas a proveedores, gastos fijos, nómina e impuestos. Todas sus reservas de efectivo pueden irse por el desagüe muy rápido, y todo lo que se necesita es que un cliente no pague a tiempo o no pague en absoluto.

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¿Cómo Evito los Pagos Morosos de los Clientes?

Nunca hay garantía de que le paguen, pero puede instalar algunas medidas preventivas:

• Siempre verifique el crédito a través de una base de datos confiable como Dune y Bradstreet. Si su cliente no figura en una base de datos de crédito comercial, solicite una solicitud de crédito de la empresa y lo principal que debe ver son al menos otros tres proveedores que tienen el crédito más alto emitido para su cliente. Si su cliente, por ejemplo, solicita 30 términos netos y un límite alto de $ 20,000.00. Se recomienda que su cliente tenga al menos otros 3 proveedores que estén ACTUALES y ACTIVOS durante al menos 6 meses de historia (no las referencias del año pasado), y los 3 proveedores deben exceder los 20,000 en saldos cada uno.
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• Si su cliente tiene un Acuerdo de Servicio Maestro (MSA), asegúrese de leerlo detenidamente y de comprender los términos para hacer negocios con su cliente. La MSA generalmente explica las pautas de cómo facturará, cuándo facturará, qué dirección se utilizará para enviar sus facturas y qué documentos deben adjuntarse con su factura para recibir el pago a tiempo, o incluso recibir el pago en todos
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• Si su cliente utiliza órdenes de compra, asegúrese de cumplir con el idioma y los términos de la orden de compra. Por ejemplo, las fechas de vencimiento pueden causar un retraso en el pago si su pedido llega después de la fecha de vencimiento, o incluso falta de pago porque probablemente habrá una devolución o un precio renegociado debido a que el pedido llega tarde.

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¡El formato de la factura es muy importante! Es muy importante utilizar una plantilla de factura estándar simple y siempre debe contener lo siguiente:

• El encabezado debe tener el nombre de su empresa tal como aparece en sus artículos de Inc, certificado de seguro, contratos y acuerdos de MSA que tiene con sus clientes. No se recomienda utilizar abreviaturas en el encabezado de su factura porque ese no es su nombre legal, y esto puede hacer que un cliente importante retenga el pago porque su factura no coincide con el proveedor o el registro en el archivo.
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• Condiciones de crédito en la factura, por ejemplo, 30 días netos o Vencimiento al recibirla.
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• Fecha de la factura, asegúrese de que su factura siempre tenga la fecha impresa.
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• Precios detallados si eso es lo que espera su cliente frente a una suma global en la parte inferior.
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• Los números de referencia, los números de orden de compra, los números de seguimiento de UPS o Fed Ex impresos en la factura pueden ahorrar mucho tiempo al departamento de cuentas por pagar.

Una empresa puede considerar utilizar un servicio de factoraje de facturas para ayudar a establecer límites de crédito y financiar el crecimiento comercial de todas las ventas a crédito. Si una empresa vende a crédito y crece más rápido que las ganancias retenidas, eventualmente se quedará sin dinero.